Blank list group registrations policy – 61st ERA Congress
Richtlinien für den 61. ERA-Kongress - 23.-26. Mai 2024
WICHTIG: Alle, die eine Gruppe ohne definierter Teilnehmerzahl buchen und bezahlen, akzeptieren automatisch und stimmen allen unten genannten Regeln sowie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von ERA zu.
Allgemeine Informationen
Die folgenden Regeln gelten nur für diejenigen, die mindestens 10 Gäste zum speziellen Gruppentarif buchen möchten, unabhängig von der ERA-Mitgliedskategorie. Bitte überprüfen Sie die Gebühren und Fristen hier.
Die Bedingungen für die Buchung einer Gruppe ohne definierter Teilnehmerzahl sind:
- Buchung für mindestens 10 Delegierte
- Die Buchung und Bezahlung muss bis zum 15. März 2024 erfolgen
- Bis zum 4. April 2024 müssen die endgültigen Namen und vollständigen Informationen zu jedem Gast angegeben sein
Buchungen
Sie müssen über die Online-Plattform erfolgen, indem man die Option ‚Gruppenanmeldung‘ auswählt und den Anweisungen für die ‚Gruppe ohne definierter Teilnehmerzahl‘ folgt.
- Buchungen ohne endgültige Zahlung bis zur festgelegten Frist werden storniert.
- Die Mitgliedschaftsgebühr für die Gruppe ohne definierter Teilnehmerzahl beträgt 550,00 EUR pro Person.
Zahlungsmöglichkeiten
Zahlungen können per:
− Kreditkarte: Visa, MasterCard und American Express
− Banküberweisung: Zahlungen per Banküberweisung (Nettobetrag, keine Gebühren für ERA) können auf folgendes Bankkonto erfolgen:
Kontoinhaber: European Renal Association
Bankname: HSBC UK Bank PLC
Bankadresse: 69 Pall Mall, St James, London SW1Y 5EY, U.K.
Sortiercode: 401276
Kontonummer: 91583937
Bank SWIFT BIC (BIC8): HBUKGB4B
IBAN: GB48HBUK40127691583937
Währung: EUR
Eine Kopie des Banküberweisungsbelegs muss per E-Mail (era-registration@interplan.de) gesendet werden, sobald die Online-Buchung abgeschlossen wurde und spätestens bis zum 15. März 2024
- Die Buchung wird erst nach Zahlungseingang bestätigt.
- Da dieser Kongress eine Bildungsinitiative für Fachleute ist, die von einer gemeinnützigen Organisation angeboten wird, ist er nicht mehrwertsteuerpflichtig und es können nur Zahlungsbelege und Eingangsbestätigungen, keine Rechnungen ausgestellt werden.
- Alle Zahlungen müssen in EUR erfolgen.
- Bei der Banküberweisung müssen der Name des Unternehmens und die Auftragscode-Nummer als Zahlungsverwendungszweck angegeben werden. Dies stellt sicher, dass Ihre Zahlung korrekt empfangen wird und Ihrer Buchung zugeordnet werden kann.
- Bankgebühren sind alleinige Verantwortung des Gastes/Unternehmens und müssen zusätzlich zu den Buchungsgebühren bezahlt werden.
Wie man eine Gruppe ohne definierter Teilnehmerzahl bis zum 15. März 2024 bucht und wie man die Gästeliste bis zum 4. April 2024 einreicht
Welche Details sind erforderlich, um meine Gäste zu buchen?
Sie werden gebeten, die folgenden Details für jeden Gast anzugeben:
- Titel (Prof/Dr/Herr/Frau)
- Vorname
- Nachname
- Geburtsdatum
- E-Mail: Wir können keine E-Mail-Adressen von Agenturen und/oder Sponsoren akzeptieren und die E-Mail-Adressen können nicht für alle Gäste gleich sein. Eine E-Mail-Adresse kann nur zur Anmeldung eines Gastes verwendet werden. Bitte verwenden Sie eine personalisierte E-Mail-Adresse für jeden Gast (nicht von der Agentur), um Zugang zur virtuellen Plattform zu garantieren.
- Abteilung, Institution/Krankenhaus, Straßenadresse, Postleitzahl, Stadt, Bundesland und Land
- Teilnehmertyp: Bitte wählen Sie ‚Gruppe ohne definierter Teilnehmerzahl ERA-Mitglied‘ oder ‚Gruppe ohne definierter Teilnehmerzahl Nicht-Mitglied‘
- Fachgebiet
- Gesundheitspflegeprofessionelle – HCP (Ja/Nein)
- Telefonnummer (Mobil)
Sie können jeden Gast manuell direkt im System eingeben oder eine Excel-Tabelle ausfüllen und diese hochladen, wenn sie fertig ist. Eine Vorlage steht zum Download bereit.
Wichtige Information: Geben Sie während des Anmeldeverfahrens die korrekte Rechnungsadresse ein und fügen Sie die korrekten Daten Ihrer Delegierten hinzu. Als Gruppenkontakt können Sie ein Gruppenkonto erstellen, fügen Sie aber im nächsten Schritt die korrekten Daten Ihrer Teilnehmer ein.
Für Delegierte mit einem aktiven ERA-Login-Konto ist sicherzustellen, dass die korrekte E-Mail-Adresse, die mit dem Mitgliedsstatus verknüpft ist, verwendet wird.
Bestätigungsschreiben
Sie können die Bestätigungsschreiben für Ihre Gäste direkt aus Ihrem ‚My ERA‘-Profil herunterladen. Das Bestätigungsschreiben ist das einzige offizielle Dokument, das die Buchung bestätigt.
Fristen und Namensänderungen
Namensänderungen können in Ihrem ‚My ERA‘-Konto oder durch Kontaktaufnahme mit era-registration@interplan.de vor dem 2. Mai 2024 vorgenommen werden. Nach dem 2. Mai 2024 können wir keine Namensänderungen und/oder neue Namen akzeptieren (auch wenn die Gesamtanzahl der Gäste noch nicht erreicht ist).
Stornierungsbedingungen
- Vor dem 2. Mai 2024: Stornierungen sind möglich, aber der Betrag, der vollständig zurückerstattet wird, darf 10% der Gesamtbuchung nicht überschreiten. Wenn die Stornierung 10% der Gesamtbuchung übersteigt, werden 50% der Stornierungen zurückerstattet.
Beispiel: Bei 150 Buchungen mit 17 Stornierungen werden 15 stornierte Buchungen (10% der Gesamtzahl der Buchungen) vollständig erstattet und die verbleibenden 2 Stornierungen werden mit 50% erstattet (da sie 10% der Gesamtzahl der Buchungen überschreiten).
- Nach dem 2. Mai 2024: Keine Rückerstattungen möglich.
- Forderungen bezüglich Rückerstattungen können erst nach dem Kongress bearbeitet werden, um festzustellen, dass die stornierten Gästetickets nicht teilgenommen haben und nicht genutzt wurden. Rückerstattungen werden nicht gewährt, wenn die Gäste auf irgendeine Weise (vor Ort oder virtuell) an der Veranstaltung teilgenommen haben.
Wo kann ich das "Blank Group Booking Portal" finden?
Bitte gehen Sie zu Ihrem My ERA-Konto. Unter „Mein Kongress“ finden Sie die „Gruppenkongress-Mitgliedschaft“.
Wie kann ich meine Blank Group buchen?
Innerhalb des Gruppenportals gehen Sie bitte wie folgt vor:
1) Klicken Sie auf „Book Contingent/Payment“ und wählen Sie zwischen „Virtual Congress Membership“ oder „Onsite Congress Membership“. Als Teilnehmertyp wählen Sie bitte „Blank Group ERA Member / Blank Group Non-Member“ – 550 € für Ihre Teilnehmer, fahren Sie fort und führen Sie Ihre Gruppenzahlung durch.
2) Sie können jeden Gast manuell direkt im System hinzufügen, indem Sie auf „Teilnehmer hinzufügen“ klicken. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, eine im Portal bereitgestellte Excel-Datei herunterzuladen, alle Details auszufüllen und sie wieder im System hochzuladen. Sie finden diese unter „Add participants / File Upload“ > „Import“. Die Einsendefrist für Gruppenregistrierungen ist spätestens der 04. April 2024.
3) Klicken Sie auf „DISTRIBUTE“, um das gebuchte Kontingent jedem Teilnehmer zuzuweisen. Bitte geben Sie „Blank Group ERA Member / Blank Group Non-Member“ als Delegiertentyp ein. Die Verteilung ist notwendig, um ein gültiges Ticket für jeden Ihrer Teilnehmer zu garantieren.
4) Wählen Sie die bevorzugte Methode zur Verwaltung der Bestätigungs-E-Mails (Herunterladen oder Versenden).
Ich kann meine Liste nicht hochladen. Was kann ich tun?
Bitte kontaktieren Sie era-registration@interplan.de, und nennen Sie deutlich die Fehler, die Sie erleben. Bitte liefern Sie auch einen Screenshot der Fehlermeldung.
Ich muss einen Gast in meiner Liste stornieren und ihn durch einen anderen ersetzen. Kann ich den Namen ändern?
Vor dem 02. Mai 2024: Sie können dies direkt über Ihr ‚Mein ERA‘-Konto tun; nach dem 02. Mai 2024: Namensänderungen sind nicht mehr erlaubt.
Ich werde meine Gruppenbuchung nicht nutzen: Kann ich eine Rückerstattung erhalten?
Ja, Sie werden gemäß der Stornierungsrichtlinie erstattet (siehe oben).
Ich habe für 10 Gäste gebucht und bezahlt und bis jetzt bereits 10 Namen eingereicht, möchte aber jetzt vor der Frist einen neuen Gast zu meiner Liste hinzufügen. Wie kann ich das tun?
Sie können diese einzeln über Ihr ‚Mein ERA‘-Konto bis zum 04. April 2024 hinzufügen.
Meine Liste ist noch unvollständig: Kann ich nach der Frist vom 4. April 2024 noch weitere Gäste hinzufügen?
Nein, nach der Frist werden Buchungen als endgültig und abgeschlossen betrachtet.
Ich möchte weitere Gruppenbuchungen buchen und bezahlen, aber die Frist vom 15. März 2024 ist abgelaufen. Kann ich weitere Gäste zu meiner Gruppe hinzufügen?
Nein, Sie müssen eine neue reguläre Gruppenbuchung vornehmen (wenn Sie 3 oder mehr Gäste haben) und die reguläre Registrierungsrichtlinie befolgen oder separate Einzelregistrierungen vornehmen.
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